文章标题：对企业档案服务职能创新的认识

对企业档案服务职能创新的认识

 

[摘要] 创新的概念：“创新”作为社会经济发展的一个中心概念，是二十世纪三十年代美国经济学家、诺贝尔经济奖得主熊彼特首创的。创新是指在约束条件下寻找成本最小化、利润最大化的技术、方法和制度安排。创新是一个民族进步的灵魂，是国家兴旺发达的不竭动力。我国在社会主义市场经济和现代化企业制度的不断发展和完善中，新事物的产生推动着制度创新、科技创新、文化创新，以及其他各方面的创新。

档案服务职能：档案服务包括档案部门为利用者提供的直接服务，同时也包括为基层档案工作的发展所提供的大量服务工作。服务职能是管理部门开展服务活动的组织形式、动作方式和实现途径。随着经济、政治、文化体制改革的逐步深化，档案服务职能创新已成为档案部门探索改革与发展的热点问题。

[关键词]  企业档案  服务职能  创新

随着数字化时代的到来，社会信息化渗透在生活的各个方面，企业档案工作必须适应企业的发展，更新服务观念、拓展服务领域、改革服务方式，以创新的精神做好企业档案工作。国家档案局毛福民局长在全国档案工作服务机制创新座谈会上的讲话指出：为各部门工作服务是档案工作服务机制创新的重要方面，其重点应体现在建立新领域的档案工作上，体现在档案工作管理体制与服务方式的创新上，体现在为企事业单位档案业务的服务上。

时代的进步，社会的发展，传统的档案服务方式手工和半自动管理时代形成的服务方式已不能完全适应数字化档案的特点。如何适应社会信息化进程的需要,切实改革档案信息服务方式,使之更好地为企业的经济建设和精神文明建设服务,满足对档案信息日益增长的需求,已成为档案信息部门的重要任务。档案服务职能创新是基于两种要求：

一是档案工作服务职能创新是档案发展的客观要求。服务是档案工作的本性，做好服务工作始终是档案部门努力的方向。档案部门除了提供传统的实体档案利用外，还会涉及到需要提炼加工的档案信息服务，需要对档案原件进行深层次的开发，高层次地提供利用，尤其是信息提供方面，过去由于体制的局限，档案部门为企业提供信息和咨询服务方面的工作做得很不够。随着商品经济发展和市场经济体制的确立，在技术和信息交流等活动中，各种有价值的档案信息也随之进入技术市场，受到利用者的普遍欢迎。这样的形势要求档案部门更要充分发挥自身的人才优势、技术优势，充分利用所保管的知识产权档案信息资源，创新各种服务方式，开辟新的服务途径。

二是档案工作服务职能创新是社会信息化建设的必然要求。传统档案馆一般只能提供文字类信息。在数字环境下,利用者得到的档案信息是多种多样的,包括文字、声音、图形、图像及数字视频等各种多媒体档案信息，在数字环境下,磁盘、光盘、缩微品、远程网络提供等多种载体形式将大量运用。这样，利用者使用档案信息时更加方便和快捷，只需对档案信息进行简单处理即可直接使用，从而加快了档案信息的传播速度。电子文件归档、档案信息库建设、电子档案的接收等信息化建设必将对档案工作产生深刻的影响，原有的档案工作服务方式、服务内容已不能满足信息化条件下方方面面的需求，我们必须加快档案工作服务职能的创新。

创新首先要抓住事物的本质特点，当今我们正处于知识爆炸的时代，信息量的不断加大，信息形式的层出不穷。档案在其社会发展进程中，从形成方式、形成形式、保存利用等方面呈现出新的特点：

1．档案载体类型多样化

传统的档案形式是以单一的纸质形式提供利用的。在数字环境下，磁盘、光盘、缩微品、远程网络提供等多种载体形式将大量运用。这样,利用者使用档案信息时更加方便和快捷,只需对档案信息进行简单处理即可直接使用,从而加快了档案信息的传播速度。

2．档案内容及形式多样化

传统档案一般只能提供文字类信息。在数字环境下,档案的存在形式是多种多样的，包括文字、声音、图形、图像及数字视频等各种多媒体档案信息。数字档案的出现可以更真实、原始的记录历史的状态，更真实的还原历史，为利用者提供直观的服务。

3．档案服务多样化

在纸质时代，用户要查阅档案只能到档案馆（室）进行查阅，在数字环境下，各档案馆将档案信息送到网络上，利用者面对的是一种档案信息资源环境，所有的档案形成一个大的虚拟档案馆，档案利用者可以超越时间、空间的限制在任何时间、任何地点利用计算机甚至随身携带的上网工具通过网络方便地得到各种档案信息。

4．档案利用多样化

纸质档案的利用仅局限在文字上，利用方式相对单一，在数字环境下，可以借助计算机对信息资源进行智能检索、分析、处理，根据文件的内容特征在文件之间建立起多种查询，利用者查阅档案，一个检索要求可以将所有相关文件一次检索出来，大大提高了查全率；另外，网络还能够提供强有力的技术支持，使用户能够细化需求，分析结果，变换信息形态，从而更好地利用档案信息资源。

5．档案馆藏多量化

数字档案馆是一种虚拟的档案馆,资源共享是数字化档案馆的重要特征。数字化档案馆可以通过网络互联和资源共享来构建虚拟档案信息资源，每个数字化档案馆都是档案信息资源网络的提供者。从客观上说,数字化档案馆的馆藏可以无限量扩大，众多档案馆的互联将构成一个信息量巨大、服务功能强大的档案信息资源网。

在分析了档案在其发展进程中所表现出的特点，可以为档案部门从实际出发，紧紧围绕服务这个主题，更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，大胆探索，努力实践，不断创新。

一、改革立卷制度，创建现代化服务手段。

1．适应现代化管理要求改革立卷制度。2003年，齐鲁石化公司与各二级单位之间开始全面推行办公自动化管理系统，使文件处理和档案管理成为一个连续的自动过程。但是，由于电子文档在形成、运行的过程中，在信息的组织方式、构成形式、信息承载方式和信息利用方式等方面，与纸质文件具有很大的差异性，原有的纸质文件按“卷”管理模式就不能满足电子文件的归档要求。2003年，齐鲁石化公司档案系统将档案立卷制度相应的变“案卷级管理”为“文件级管理”，给我们带来了全新的管理理念。在办公自动化系统中，对公文的运转进行了明确严格的规定，发文运转步骤包括网上拟稿、审核、会签、核稿、签发、打印、电子文件逻辑归档，收文运转步骤包括邮件接收，网上拟办、传阅、承办、电子文件实时逻辑归档，在这个管理系统内，只要是文件产生过程完毕，档案的归档工作也就完成了。利用者可以使用

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